So telefonierst du professionell mit Kunden
Aktualisiert: 20. Okt.
Erfolgreich telefonieren – der gute Ton entscheidet
Das Telefon ist eines der stärksten Werkzeuge im Kundenkontakt – und gleichzeitig eines der am meisten unterschätzten. Gerade in einer Zeit, in der E-Mails, Chats und Videokonferenzen dominieren, wirkt ein professionelles Telefongespräch oft umso stärker. Es ist persönlich, direkt und verbindlich.
In meinem Seminar „Der gute Ton am Telefon“ sage ich den Teilnehmenden oft gleich zu Beginn:
„Am Telefon entscheidet nicht nur, was du sagst – sondern vor allem, wie du klingst.“
In diesem Blog zeige ich dir praxisnah, wie professionelles Telefonieren gelingt, worauf es beim Knigge ankommt und wie du deine Wirkung gezielt verbesserst – sowohl im klassischen Telefonat als auch im Gespräch mit Video.
Warum professionelles Telefonieren heute wichtiger ist denn je.
Viele unterschätzen die Wirkung eines Telefongesprächs. Doch genau hier entsteht oft der erste echte Eindruck beim Kunden.
Ein Telefonat ist:
unmittelbarer als eine E-Mail
persönlicher als ein Chat
verbindlicher als eine Nachricht
Und genau deshalb auch anspruchsvoller.
Im Seminar „Der gute Ton am Telefon“ formuliere ich es bewusst klar:
„Am Telefon gibt es kein Verstecken. Deine Stimme ist deine Visitenkarte.“
Gerade im Verkauf, im Kundendienst oder in der Beratung entscheidet oft die Gesprächsqualität darüber, ob Vertrauen entsteht – oder eben nicht.
Der erste Eindruck zählt – auch ohne Sichtkontakt
Der grosse Unterschied zum persönlichen Gespräch: Der Kunde sieht dich nicht. Aber: Er „sieht“ dich trotzdem – über deine Stimme.
Das bedeutet konkret:
Deine Haltung hört man
Deine Stimmung hört man
Deine Einstellung hört man
Ich sage im Seminar häufig:
„Wenn du beim Telefonieren lächelst, hört dein Gegenüber das – garantiert.“
Praktischer Tipp: Stelle dir beim Telefonieren vor, dein Kunde steht direkt vor dir. Das verändert automatisch deine Tonalität, deine Klarheit und deine Präsenz.
Telefon-Knigge: Die wichtigsten Regeln für einen professionellen Auftritt
Professionelles Telefonieren folgt klaren Spielregeln. Diese sind nicht altmodisch – sie sind erfolgsentscheidend.
Die richtige Vorbereitung
Ein gutes Gespräch beginnt vor dem ersten Klingeln.
Frage dich:
Wer ist mein Gesprächspartner?
Was ist mein Ziel?
Welche Informationen benötige ich?
Im Seminar sage ich dazu:
„Unvorbereitet telefonieren ist wie ohne Plan in ein Kundengespräch gehen – du verlierst Zeit und Wirkung.“
Die perfekte Gesprächseröffnung
Die ersten Sekunden entscheiden.
Gute Struktur:
Freundliche Begrüssung
Eigene Vorstellung
Anlass des Anrufs
Beispiel: „Guten Tag Herr Meier, mein Name ist René Hübscher von der ZEB Zentrum Erwachsenenbildung. Ich rufe Sie an, weil …“
Wichtig:
Klar sprechen
Nicht zu schnell
Selbstbewusst auftreten
Die Stimme als Erfolgsfaktor
Die Stimme transportiert mehr als Worte.
Achte auf:
Sprechtempo
Lautstärke
Betonung
Pausen
Im Seminar „Der gute Ton am Telefon“ sage ich oft:
„Eine gute Stimme ist kein Zufall – sie ist trainierbar.“
Häufige Fehler:
Monotones Sprechen
Zu schnelles Tempo
Unsicherheit hörbar machen
Aktives Zuhören – der unterschätzte Erfolgsfaktor
Viele hören zu, um zu antworten. Profis hören zu, um zu verstehen.
Das bedeutet:
Nicht unterbrechen
Rückfragen stellen
Aussagen zusammenfassen
Zitat aus dem Seminar:
„Wer richtig zuhört, verkauft oft ohne zu verkaufen.“
Klarheit und Struktur im Gespräch
Ein professionelles Telefongespräch ist strukturiert:
Einstieg
Bedarf klären
Lösung anbieten
Nächste Schritte vereinbaren
Unstrukturierte Gespräche wirken unsicher und unprofessionell.
Freundlichkeit – aber echt
Kunden spüren sofort, ob Freundlichkeit gespielt ist.
Wichtig:
Authentisch bleiben
Wertschätzung zeigen
Interesse signalisieren
Im Seminar sage ich:
„Freundlichkeit ist keine Technik – sondern eine Haltung.“
Der Abschluss entscheidet
Viele Gespräche enden schwach. Das ist ein grosser Fehler.
Ein guter Abschluss:
Fasst zusammen
Klärt das weitere Vorgehen
Verabschiedet sich klar
Beispiel: „Besten Dank für das Gespräch. Ich sende Ihnen die Unterlagen bis morgen zu. Darf ich mich nächste Woche nochmals bei Ihnen melden?“
Schwierige Telefonsituationen souverän meistern
Nicht jedes Gespräch ist angenehm. Gerade hier zeigt sich Professionalität.
Typische Herausforderungen:
Ungeduldige Kunden
Reklamationen
„Kein Interesse“-Reaktionen
Im Seminar „Der gute Ton am Telefon“ arbeite ich gezielt mit solchen Situationen. Ich sage dann oft: „Schwierige Gespräche sind keine Störung – sie sind deine Chance, zu überzeugen.“
Erfolgsprinzipien:
Ruhe bewahren
Verständnis zeigen
lösungsorientiert bleiben
Mit oder ohne Video – was verändert sich?
Die Kommunikation entwickelt sich weiter. Telefonieren findet heute oft auch mit Video statt.
Klassisches Telefonat (ohne Video)
Vorteile:
Fokus auf Stimme
Weniger Ablenkung
Schnell und effizient
Herausforderung:
Keine Körpersprache sichtbar
Deshalb gilt:
Stimme = Wirkung
Telefonieren mit Video (z. B. MS Teams, Zoom)
Vorteile:
Mimik und Gestik sichtbar
Mehr persönliche Nähe
Vertrauen schneller aufgebaut
Aber Vorsicht:
Körpersprache muss stimmen
Erscheinungsbild wird relevant
Umgebung wirkt mit
Im Seminar sage ich dazu:
„Mit Video telefonierst du nicht mehr nur – du präsentierst dich.“
Knigge bei Videotelefonie
Achte besonders auf:
Blickkontakt (in die Kamera schauen)
Aufrechte Haltung
Gepflegtes Erscheinungsbild
Ruhiger Hintergrund
Und ganz wichtig:
Nicht gleichzeitig E-Mails lesen
Keine Ablenkung
Die häufigsten Fehler am Telefon
Viele machen ähnliche Fehler – oft unbewusst.
Die Top-Fehler:
Unklare Begrüssung
Zu schnelles Sprechen
Kein aktives Zuhören
Fehlende Struktur
Unsicherer Abschluss
Im Seminar „Der gute Ton am Telefon“ konfrontiere ich die Teilnehmenden bewusst damit:
„Die meisten Fehler passieren nicht aus Unwissen – sondern aus Gewohnheit.“
Die Wirkung auf den Kunden – was wirklich zählt
Am Ende entscheidet der Kunde:
Fühle ich mich ernst genommen?
Wurde ich verstanden?
War das Gespräch angenehm?
Wenn diese drei Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, hast du alles richtig gemacht.
Praxis aus dem Seminar: Rollenspiele, die wirken
Ein zentraler Bestandteil meines Trainings sind Rollenspiele. Warum? Weil echte Veränderung nur durch Übung entsteht.
Ich sage den Teilnehmenden offen:
„Rollenspiele sind nicht beliebt – aber sie sind der schnellste Weg zur Verbesserung.“
Typische Trainingssituationen:
Terminvereinbarung
Reklamationsgespräch
Verkaufsgespräch
schwierige Kunden
Gerade hier entstehen die grössten Aha-Momente.
Nachhaltigkeit: Vom Wissen ins Verhalten
Ein einmaliges Training reicht nicht. Deshalb arbeite ich im Seminar mit konkreten Transfermethoden:
Persönliche Ziele definieren
Gesprächsleitfäden entwickeln
Feedback einholen
Praxisübungen im Alltag
Mein Leitsatz:
„Wissen verändert nichts – Umsetzung verändert alles.“
Fazit: Professionell telefonieren ist ein Wettbewerbsvorteil
Telefonieren ist keine Nebensache. Es ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Kundenkontakt.
Wer professionell telefoniert:
wirkt kompetent
schafft Vertrauen
erhöht die Abschlussquote
Und genau darum geht es.
Möchtest du deine Telefonkompetenz gezielt verbessern?
Dann ist unser Seminar „Der gute Ton am Telefon“ genau das Richtige für dich.
Du lernst:
professionelles Auftreten am Telefon
Sicherheit in schwierigen Gesprächen
überzeugende Gesprächsführung
nachhaltige Umsetzung im Alltag
Und vor allem: Du wirst es nicht nur verstehen – sondern anwenden können.
Autor: René Hübscher
